Bab 3 TIK Kelas XI

Bab 3

Menggunakan E-mail untuk Komunikasi

A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi

1. Penggunaan Internet untuk Komunikasi (E-mail)

E-mail adalah surat melalui media elektronik.Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic mail”. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet. Sebuah alamat email biasanya memiliki format semacam username@host.domain.Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan email secara gratis adalah yahoo, plasa, hotmail.

Terdapat dua jenis layanan e-mail, yaitu sebagai berikut :

1. E-mail yang berbasis web

Pada e-mail jenis ini, seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web mail. Contoh : TelkomNet Mail, Yahoo, Hotmail.

2. E-mail yang berbasis client

Dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misalnya Eudora atau Microsoft Outlook.

2. Fungsi E-mail sebagai Alat Komunikasi

E-mail juga mempunyai dampak negative pada e-mail adalah sebagai alat penyebaran virus computer dan alat komunikasi orang yang mempunyai tujuan buruk lainnya, seperti para teroris yang menggunakan e-mail untuk menghubungi anggotanya dibelahan dunia lain untuk melakukan rencana jahat mereka.

Cara untuk mendapatkan e-mail, diantaranya :

1. Melalui penyedia e-mail gratis

2. Undangan dari teman

3. Dari Internet Service Provider (ISP)

4. Dari perusahaan

5. Memesan sendiri

B. Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos (Fisik) yang Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail (Logik) yang Memiliki User ID dan Password

Pengguna e-mail memiliki sebuah kotak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan didalam mailserver. Untuk membuka mailbox, pengguna harus memasukan user ID dan password. Mailbox memiliki sebuah alamat sabagai pengenal agar dapat berhubungan dengan mailbox lainnya, baik dalam penerimaan dan pegiriman pesan. Pasan yang diterima kan disimpan dalam mailbox, selanjutnya pemilik mailbox sewaktu-waktu dapat melakukan pengecekan isi, membaca, menjawab, menghapus, dan megirim pesan (e-mail).

C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail

Penyedia layanan e-mail antara lain :

· Yahoo!, layanan dari Yahoo! Yang bearalamat di mail.yahoo.com

· Gmail, layanan dari Google yang beralamat di mail.gmail.com

· Hotmail, layanan dari Microsoft yang bealamat di www.hotmail.com

· Plasa, layanan dari Telkom yang beralamat di www.plasa.com

namamailbox@namamailserver

1. Melakukan pendaftaran di Yahoo Mail

v Berikut langkah-langkah untuk melakukan pendaftaran di Yahoo! Mail :

1. Klik tombol start.

2. Klik browser website.

3. Buka situs Yahoo Mail.

4. Klik sign up, Isikan form pendaftaran tersebut dengan datamu.

5. Isikan enter the code shown pada bagian Verify Your Registation.

6. Pada bagian Term of Service, jika kamu setuju klik tombol I Agree.

7. Jika aplikasi diterima maka akn muncul kotak dialog sukses, kemudian Klik Continue to Yahoo! Mail.

8. Kamu akan mendapat inbox yang berisi ucapan selamat bergabung dari Yahoo!

9. Klik sign out untuk kembali ke website Yahoo!.

2. Menggunakn Yahoo! Mail

v Langkah-langkah menggunakan e-mail :

1. Klik tombol start, lalu pilih browser, misalnya Internet Explorer
2. Buka situs Yahoo! Mail di http://mail.yahoo.com. Isi Yahoo ID dan password yang kamu miliki pada bagian sign in
3. Jika kamu ingin mengetahui apakah terdapat pesan atau tidak, kamu cukup melihat dan mengklik tulisan inbox
4. Klik salah salah satu subjek e-mail yang akan kamu baca sehingga e-mail tersebut akan terbuka

D. Melakukan Attachment File dalam E-mail

1. Mengirim E-mail

v Cara-cara yang digunakan :

1. Langkah 1 sampai langkah 2 sama dengan cara menggunakan e-mail seperti yang telah dijelaskan sebelumnya

2. Klik ikon Compose

3. Selanjutnya, akan muncul halaman Compose

4. Pada kotak TO, ketikan alamat e-mail penerima dan pada kotak Subject ketikan dengan perihal

5. Pada kotak Cc (Carbon copy), isikan dengan alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail

6. Pada kotak Bcc (Blind carbon copy), isi dengan alamt tujuan lain yang mendapatkan tembusan e-mail, tetapi alamt ini tidak ditampilkan di sisi penerima sehingga penerima e-mail tidak mengetahui siapa saja yang menerima e-mail ini.

7. Selanjutnya, ketik isi e-mail yang ingin kamu kirimkan pada kotak editor

8. Klik tombol send untuk megirimkan e-mail

9. Selanjutnya, akan muncul halaman konfirmasi pengiriman e-mail kamu

10. Klik Back to Inbox untuk kembali ke kotak surat

2. Mengirim Attachment file dalam E-mail

v Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Setelah kamu menuliskan pesan dikotak teks editor, langkah selanjutnya klik tombol Attach Files

2. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Attach Files. Pilih file yang akan kamu sertakan dengan cara mengklik tombol Browse.

3. Klik Attach Files

4. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak proses pengambilan file

5. Jika proses pengambilan file berhasil maka akan muncul sebuah tampilan. Setelah itu, klik tombol Continue to Message. Selanjutnya, tampilan akan kembali ke halaman e-mail.

6. Klik tombol Send untuk mengirim e-mail beserta lampiran. Tunggu sampai layar menunjukan bahwa e-mail-mu telah terkirim

E. Melakukan Reply dan Forward

1. Melakukan Reply E-mail

v Berikut ini langkah-langkahnya :

1. Buka surat yang terdapat pada kotak surat

2. Klik tombol Reply, kemudian akan tampil halaman editor reply

3. Klik tombol Attach Files, jika kamu ingin menyertakan file atau dokumen lain

4. Klik tombil Send, tunggu smapai muncul halaman pemberitahuan bahwa balasan e-mail (reply) yang kamu lakukan sudah terkirim

5. Klik Back to message untuk kembali ke kotak surat

2. Melakukan Forward E-mail

v Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Buka surat yang terdapat pada kotak surat (inbox)

2. Klik tombol Forward, kemudian akan ditampilkan halaman editor forward

3. Tuliskan alamat e-mail tujuan pada kotak isian To

4. Klik Send, tunggu sampai muncul halaman konfirmasi atau pemberitahuan bahwa forward mail telah terkirim ke alamat tujuan

5. Klik Back to Message untuk kembali ke kotak surat

F. Mengelola E-mail

v Cara untuk menghapus e-mail yang sudah tidak diperlukan lagi :

1. Buka inbox

2. Pilih e-mail yang ingin dihapus

3. Klik pada bagian sebelah kiri sender, sampai muncul muncul tanda check list

4. Klik tombol delete, maka file yang dipilih akan terhapus

G. Melakukan Download Attachment dan Memindahkan pada Media lain

v Langkah-langkah membuka dan atau menyimpan e-mail sebagai berikut :

1. Buka e-mail yang mengandung file attachment

2. Selanjutnya, akan ditampilkan halaman e-mail yang akan kamu terima

3. Klik nama file attachment pada lotak subjek e-mail untuk membuka atau meyimpan file lampiran

4. Klik Scan and Download Attachment, kemudian akan tampil kotak informasi pengecekan file attach terhadap virus

5. Klik Download Attachment jika file yang sudah kamu scan benar-benar bebas dari virus

6. Selanjutnya, akan muncul kotak dialog untuk download file. Pada kotak dialog tersebut, terdapat beberapa pilihan.

a. Open, jika kamu hanya ingin membuka fike attachment

b. Save, jika kamu ingin menyimpan (men-download) file attachment

c. Cancel, jika kamu ingin membatalkan atau menutup kotak dialog File Download

d. More Info, jika kamu ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai proses domnload

7. Misalnya, kamu ingin menyimpan file attachment. Klik tombol Save kemudian akan ditampilkan kotak dialog Save As

8. Tentukan direktori atau folder penyimpanan data pada kotak Save in

9. Ketikan nama file pada kotak File Name jika kamu ingin mengubah nama file attachment

10. Klik tombol Save, kemudian akan ditampilkan kotak dialog proses download file. Jika proses download sudah selesai dan lengkapmaka akan muncul kotak dialog Download Complete

11. Klik tombol Open untuk membuka file hasil download atau Close untuk menutup file jika proses download telah selesai

H. Kode Etik Pengguanaan E-mail

v Berikut ini beberapa aturan yang perlu diketahui ketika kamu berkomunikasi dalam e-mail :

1. Hindari penggunaan huruf capital terhadap seluruh isi pesan

2. Hormati privacy orang lain

3. Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang dianggap lucu

4. Jangan teruskan surat berantai

5. Jangan melakukan spam

6. Perhatikan susunan e-mail kamu apabila kamu ingin mengirim

7. Selalu isi bagian subjek

8. Ganti subjek apabila topic pembicaraan berubah

9. Hapuslah pesan “Reply” yang tidak perlu

10. Jangan mudah tersinggung atau menghapus buru-buru menghapus semua e-mail tanpa memikirkannya terlebih dahulu

11. Bersabarlah dalam menunggu balasan

12. Jangan mengirim e-mail dengan lampiran yang terlalu besar, kecuali diminta

13. Hindari kesalahan ejaan

14. Hindari penggunaan kata-kata “pedas”

15. Baca FAQ jika ingin bergabung dalam sebuah kelompok